Seit dem 01. Januar 2025 besteht die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im unternehmerischen Geschäftsverkehr (vgl. dazu das BMF-Schreiben zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG). Dabei genügt die reine PDF-Datei den Anforderungen einer E-Rechnung nicht; nötig ist vielmehr ein strukturiertes XML-Format.
Auch wenn schon jetzt die Pflicht besteht, eine E-Rechnung empfangen und rechtssicher archivieren zu können, gelten bis zur vollständigen Rechnungsumstellung noch die nachfolgenden Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin eine Papierrechnung sowie E-Rechnungen, die nicht den neuen Formatvorgaben entsprechen (PDF-Rechnung), verwenden, sofern der Empfangende zustimmt.
- Bis Ende 2027 dürfen kleinere Unternehmen (Umsatz bis zu 800.000,- EUR im Vorjahr) weiterhin Papierrechnungen nutzen.
- Ab dem Jahr 2028 gilt die E-Rechnungspflicht jedoch ausnahmslos für alle Unternehmen.
Bei Fragen oder Unklarheiten empfiehlt es sich, steuerrechtlichen Rat einzuholen.